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Comment le boitier de vote interactif améliore la productivité en réunion ?

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Que cela nous plaise ou non, les réunions d’entreprise font inévitablement partie du quotidien d’un entrepreneur ou d’un responsable d’équipe. Au cours de la semaine, vous devez faire face à des réunions de différents types : certaines servent à résoudre des problèmes, d’autres à partager des informations ou à donner des directives, et d’autres encore à consolider l’esprit d’équipe. Chaque réunion d’entreprise (qu’elles soient de formation/information, décision, analytique, créative et de team building) a des objectifs spécifiques.

Et bien qu’elles ne soient pas toujours un plaisir (et parfois dispensables),  les réunions d’entreprise sont un outil de communication interne extrêmement important et utiles si elles sont correctement organisées et menées. Afin de tirer le meilleur parti du temps investi dans ces moments de confrontation et d’éviter qu’ils ne se transforment en une perte de temps, il est essentiel de les rendre interactives, afin que l’information ne soit pas que descendantes et d’engager au maximum les participants. Le but est qu’ils aient l’impression d’être utiles à la réunion.

Comment rendre une réunion interactive ?

Une méthode pour y parvenir est de les consulter régulièrement au cours de la réunion. Que ce soit au moment d’un vote pour qu’ils expriment une préférence dans une décision, d’un quiz pour tester leurs connaissances, un sondage, etc. S’il est possible de faire ce genre de vote à main levée quand l’audience est faible, cela devient beaucoup plus compliqué d’obtenir des chiffres précis quand l’assistance est beaucoup plus large. En plus d’avoir des chiffres imprécis, le vote à main levée peut être biaisé. Certains votants peuvent exprimer leur choix par mimétisme, car ne voulant pas être jugés, ils préfèrent rallier la majorité par exemple. Aujourd’hui, il existe des moyens techniques permettant de consulter rapidement, anonymement et précisément les votes de tous les collaborateurs, les boitiers de vote interactifs. Par exemple, le boîtier de vote proposé par l’entreprise Angage permet d’afficher en direct les résultats d’un sondage directement dans une présentation PowerPoint. C’est un réel plus par rapport à ce que propose la concurrence, où il est nécessaire de « switcher » d’un outil à l’autre pendant la réunion. Voyons maintenant comment l’interaction et donc l’interactivité peuvent se créer en fonction du type de réunion.

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Réunion de formation/information

Comme vous pouvez facilement le deviner, l’objectif de ce type de réunion est de partager des informations. Il s’agit souvent de réunions éducatives dont l’approche est similaire à celle des séminaires ou des présentations, tandis que d’autres fois, l’objectif est d’informer le public pour le persuader d’agir.

Le principal risque que l’on rencontre dans ces réunions d’affaires est d’ennuyer le public. Bombarder l’interlocuteur avec une série d’informations finit par avoir l’effet inverse de celui souhaité. Les gens veulent s’impliquer.

Le secret est de garder une écoute active : elle laisse de la place pour les questions et les réactions afin d’encourager l’interaction. C’est ici que des questionnaires ou de petites interrogations peuvent être ajoutés pour tester rapidement et de façon amusante (si c’est possible) ce qu’ont retenu les participants. C’est aussi un bon moyen de revenir sur un thème qui à la vue des résultats, aurait mal été assimilé.

Réunion de décisions

Comment le boitier de vote interactif améliore la productivité en réunion ? 1La plupart des décisions d’affaires sont prises lors d’une réunion (même plusieurs), surtout s’il s’agit de décisions importantes. L’objectif de ce type de réunion varie en fonction de la décision à prendre, mais le dénominateur commun est généralement l’acquisition du consensus des interlocuteurs.

Faire des choix ou valider des propositions en groupe n’est jamais facile. Comment prendre une décision quand il y a des points de vue différents et parfois contradictoires ? Le processus de décision peut parfois être tortueux. Pour clarifier les idées, il peut être utile d’inclure des activités telles que le brainstorming, l’évaluation des options disponibles, etc. Le système de vote peut être intégré à tous les niveaux. Après le brainstorming pour extraire les idées qui font consensus comme au moment du vote final.

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Idéalement, nous devrions être en mesure de prendre une décision partagée par tous les participants à la réunion sur la base des arguments examinés. Si chacun a le sentiment que son opinion a été prise en compte, il sera plus favorable au choix final, même si ce n’est pas celui qu’il a choisi.

Réunion analytique

Une réunion analytique peut également être appelée « réunion de résolution de problèmes » ou parfois réunion de crise. Une situation est analysée, les causes des problèmes éventuels sont identifiées et des solutions sont recherchées. Le résultat final, généralement, est une décision d’une certaine profondeur, qui peut être cruciale pour l’équipe, pour le développement d’un produit/service ou pour l’entreprise en général.

C’est probablement l’un des types de réunions les plus difficiles à gérer : il n’est pas facile d’identifier le vrai problème, de modérer les éventuels conflits internes et d’essayer de respecter le temps fixé. Sans parler de la pression psychologique due à la peur de faire de mauvais choix qui pourraient compromettre les performances de l’entreprise. C’est justement ici que le vote ou plutôt le sondage pourrait faire sens. Pourquoi ne pas consulter les participants sur les solutions proposées, mais aussi et c’est peut-être le plus important sur l’identification du ou des problèmes à analyser.

Il n’y a pas de recette toute faite pour une réunion d’analyse efficace qui pourrait nous amener à prendre la bonne décision. Les facteurs en jeu sont nombreux, mais le conseil que nous pouvons donner est de prendre le temps d’identifier les problèmes. Souvent, la cause des mauvais choix est un manque de clarté en amont, il est donc préférable de concentrer l’attention d’abord sur les problèmes, puis sur les solutions.

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Réunion créative

Comment le boitier de vote interactif améliore la productivité en réunion ? 2L’innovation est la clé du succès de nombreuses activités commerciales, c’est pourquoi les réunions créatives sont si importantes. L’objectif de ces réunions est de générer de nouvelles idées, de développer des approches commerciales innovantes, de repenser un produit ou un service.

On peut les décrire comme un grand moment de brainstorming où la créativité est laissée libre cours. Toutefois, pour obtenir des résultats satisfaisants, les participants doivent être informés à l’avance des sujets traités, afin qu’ils arrivent préparés. Avec un système de vote, il serait par exemple possible de faire choisir les thèmes à prioriser aux participants.

Comme il s’agit d’un processus de création de groupe, vous avez besoin de quelqu’un pour coordonner la réunion. Un guide pour ne pas perdre le fil de la discussion et pour rester concentré sur le thème abordé.

Réunion de team building

Comment le boitier de vote interactif améliore la productivité en réunion ? 3L’objectif de ce type de réunion est de renforcer l’esprit d’équipe et de motiver les membres de l’équipe. Une équipe soudée est l’une des conditions les plus importantes pour le succès d’une entreprise et les réunions de motivation sont très utiles pour obtenir un engagement et une collaboration maximum de tous les membres.

Toute personne participant à une réunion de team building doit avoir le sentiment d’appartenir à une communauté. Le sentiment d’être important pour l’entreprise augmente le niveau d’implication de la personne et son attachement à l’entreprise, avec des effets positifs sur les performances de l’individu et de l’entreprise.

Le jeu est une méthode qui est souvent utilisée pour rassembler. Il est possible d’allier travail et jeu. Je pense notamment à l’utilisation de quiz, où sur un fond de sujet sérieux des questions loufoques ou des questions aux réponses humoristiques peuvent être ajoutées. L’occasion de faire rire toute l’équipe.

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A propos de l'auteur

Créateur du site, passionné par la domotique, le développement Web, Les gadgets Chinois et par plus ou moins tout ce qui existe en fait. Le site a été créé autour de l'impression 3D et de la domotique, mais d'autres briques s'ajoutent eu fil du temps. Car dès que j'ai une nouvelle passion, j'essaye de la faire partager. Vous pouvez aussi découvrir mon blog dédié à la pâtisserie.

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