Les formats PDF (créé par Adobe) et DOC (Word, créé par Microsoft) sont universellement reconnus et utilisés par des milliards de personnes chaque mois. C’est un fait que peu de personnes tentent de nier.
Comme toujours, ceci a donné naissance à un âpre débat entre les «?pros?» et les «?anti?» de chaque option : quel est le meilleur format, Word ou PDF??
Qui a raison, qui a tort ? Voici quelques éléments de réponse pour vous faire votre propre opinion.
Word et PDF : des formats différents
Alors que des discussions comme « iPhone ou Galaxy ??», « Nikon ou Canon ??» reposent plus souvent sur des questions de préférences personnelles, la question «?Word ou PDF?» est plus proche de celle « Escalade en salle ou en falaise ??».
En effet, ce n’est pas ici une question de goût, mais d’utilisation, de besoins et d’objectifs à atteindre. Parfois, le format PDF est à privilégier, d’autres fois c’est le format Word qui est plus adapté.
La véritable question n’est donc pas de savoir quel format est le meilleur, mais plutôt quand utiliser l’un ou l’autre !
Quand utiliser le format PDF??
PDF est l’acronyme de «?Portable Document Format?» (format de document portable). Comme son nom l’indique, il est donc parfaitement indiqué pour le partage et la diffusion de documents.
Voici une liste non exhaustive de situations dans lesquelles un fichier PDF est plus utile qu’un Word
Imprimer
Tous les spécialistes de l’impression vous le confirmeront : le format PDF est le plus adapté pour obtenir des images papier d’excellente qualité.
C’est vrai pour les professionnels, mais aussi pour M et Mme Tout-le-Monde. Avec le PDF, vous n’avez aucun risque de caractères non reconnus ou de documents qui s’impriment sur 2 pages… Ce que vous voyez à l’écran est exactement ce que vous aurez sur papier.
Partager en ligne
Le format PDF est non seulement sécurisé, mais il permet aussi d’inclure des liens internes et externes, une table des matières, des images… Avec en plus une fonction recherche, il peut être consulté un peu comme une page web.
Pour partager des documents en ligne, le format PDF a clairement l’avantage.
Archiver
Le format PDF peut être compressé pour réduire sa taille de près de 80 %. De plus, il est sécurisé et garantit donc qu’il ne sera pas modifié.
Ce sont deux caractéristiques qui en font le format idéal pour l’archivage.
Combiner les formats
Dans un même PDF, il est possible d’avoir du texte, un tableau et des images.
S’il est vrai que Word offre aussi cette option, il ne fait aucun doute que le format PDF est le plus adapté par sa simplicité.
Documents légaux et professionnels
Les fichiers PDF sont préférés pour l’échange de documents importants, et ce pour deux raisons imparables : un niveau de sécurité élevé, et une garantie de reproduction exacte.
Ce deuxième point est souvent sous-estimé, mais seul le PDF vous assure que les deux parties ont bel et bien le même exact document, sans aucune clause modifiée…
Large diffusion
Tandis que le format DOC demande l’installation d’une application (Office), un PDF peut être ouvert par tout le monde. À l’heure où de plus en plus de monde utilise un Smartphone ou une tablette pour consulter ses documents, c’est un avantage important.
Quand utiliser le format DOC??
Word est un logiciel de traitement de texte. Sans surprise, il se montre donc largement supérieur pour éditer des documents.
Ainsi, vous aurez besoin de Word pour
Formater un document
Vous souhaitez formater une lettre officielle, mettre en page un article, créer un mémo… Dans tous ces cas, un logiciel de traitement de texte comme Word vous permet de gagner du temps et d’effectuer un travail plus précis.
Non seulement vous pouvez vous aider des modèles existants, mais vous avez aussi accès à toutes les fonctions de mise en page.
Éditer un texte
Il est vrai que les outils actuels permettent d’éditer un PDF, cela est beaucoup plus simple de le faire sous Word. Ce logiciel est conçu pour cette tâche?!
Parmi les multiples options proposées par Word, vous avez la correction automatique du texte, la possibilité de changer de police ou de taille, de surligner ou de mettre en gras, de créer des titres et sous-titres…
Sur ce point, le format DOC est de loin le plus adapté.
Réutiliser des images
Dans un document Word, les images sont conservées en tant que fichier et sont donc faciles à extraire pour les réutiliser, soit dans un autre document, soit à un autre endroit du même fichier.
Au contraire, les images d’un PDF font partie intégrante du document. Ceci permet de gagner de la place, mais rend leur réutilisation compliquée.
Peut-on utiliser Word et PDF??
Comme nous l’avons vu, chaque format a ses points forts et ses points faibles… Est-il possible d’utiliser les deux pour profiter des avantages de chacun??
Tout à fait, et c’est même recommandé?!
Si les deux fichiers ne sont pas compatibles à proprement parler, il est possible de les convertir d’un format à l’autre.
Vous avez un document au format PDF que vous aimeriez bien éditer?? Vous pouvez mettre à jour un PDF sous Word , en le convertissant en .doc grâce à un outil adapté. Ceci se fait en quelques clics, et la qualité est conservée.
Vous avez terminé un document sous Word et vous aimeriez le diffuser?? La meilleure solution est d’imprimer au format PDF, afin d’obtenir un nouveau fichier sécurisé, fidèle à l’original. Celui-ci peut alors être envoyé sans risques.
Conclusion : Word ou PDF??
Les deux, mon capitaine?!
Les deux formats ne sont pas concurrents, mais complémentaires. Il est donc nécessaire d’utiliser à la fois des fichiers DOC et PDF, en fonction de vos besoins et de la tâche à effectuer.
Pour résumer de manière rapide, Word est le meilleur choix pour créer et éditer des documents de travail, tandis que le PDF est l’option à privilégier pour l’archivage, le partage et la diffusion de documents finaux.
Avec un peu de pratique et les outils adéquats, vous n’aurez aucune difficulté à utiliser ces deux formats pour gagner en efficacité et en qualité?!
