Les notes de frais en entreprise sont fréquentes. Leur gestion constitue un véritable défi pour s’assurer que les salariés continuent d’engager des dépenses imprévues utiles à la bonne marche des activités professionnelles. Comment bien gérer les notes de frais pour votre entreprise?? On en parle ici.
Les notes de frais : que faut-il retenir ?
Une note de frais est avant tout établie par un employé pour obtenir un remboursement. C’est un document qui retrace les dépenses professionnelles engagées, en réponse à des besoins précis liés à l’exercice de ses fonctions. Les notes de frais doivent être justifiables et conformes au modèle économique retenu par l’entreprise.
Le système de gestion des notes de frais est un incontournable pour une gestion efficace.
Les notes de frais : comment choisir son système de gestion ?
Le facteur capital à considérer pour choisir le système de gestion des notes de frais est la taille de l’entreprise. Si vous êtes (ou aspirer à être) une entreprise en constante croissance, automatiser la réalisation des notes de frais est un impératif. Pour cause, plus vos collaborateurs effectuent des tâches, plus vous aurez à gérer des notes de frais. Il convient alors de choisir un logiciel comme N2F pour simplifier. Vous y ferez plus d’économies et augmenterez votre productivité.
Toutefois, vous pouvez opter pour la vieille habitude qui consiste à établir les notes de frais au papier ou manuellement sur ordinateur. Pour cette méthode par contre, vous devrez supporter des coûts récurrents et des pertes de temps, ce qui est peu recommandable.
Comment définir la méthode de remboursement ?
La gestion efficace des notes de frais exige le choix d’une méthode de remboursement appropriée à la catégorie de service considérée. À cet effet, trois systèmes sont retenus :
- le remboursement aux frais réels?;
- le remboursement par déduction fiscale?;
- et le remboursement au forfait.
Pour le premier mode, il s’agit à l’employeur de rembourser directement le montant des dépenses engagées par le professionnel. C’est le mode le plus utilisé et le mieux adapté aux factures de restaurants, aux tickets de transport, de péage, etc.
Le second est appliqué sur les salaires et autres types de rémunérations du dirigeant dans le cadre d’une imposition personnelle à l’impôt sur le revenu (IPIR). Cette méthode exige par contre un plafond et un seuil d’environ 10 %.
Le dernier est sujet à un barème mis en place par l’URSSAF. Il permet d’éviter les notes de frais habituelles par la souscription d’un forfait. Il est très adapté au règlement des frais liés par exemple au télétravail.
Une connaissance de ces points permettra une meilleure gestion de votre entreprise.
