Comment réduire le budget voyage d’affaires de son entreprise ?

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Lorsqu’on est chef d’entreprise ou du moins la personne en charge des voyages d’affaires (travelo manager), on cherche continuellement à faire des économies. Si souvent la solution retenue est de privilégier les solutions à bas coûts (2e classe plutôt que la 1re, vol low cost), sachez qu’il est aussi possible de faire des économies sur la partie « administrative » du voyage d’affaires.

Ces coûts représentent généralement 46% des frais indirects. Trouver des solutions qui automatiseraient ces tâches administratives générerait d’importantes économies.
Ainsi l’usage d’une carte UATP ou carte logée semble être la solution idéale, car voici les avantages que l’on peut lister pour cette technologie :

Rapports consolidés : Un bilan comptable des frais de voyage directement connecté à votre ERP ou votre logiciel de comptabilité. L’économie se fait surtout sur le temps gagné à la gestion des notes de frais. Car vous n’aurez plus à en demander. Du temps gagné sur la saisie, mais aussi sur le temps passé à collecter ces notes. Fort des données emmagasinées, vous pourrez plus facilement négocier avec vos prestataires (hôtels, loueurs de voitures).

Les collaborateurs assurés : À l’instar des cartes de crédit haut de gamme, vos collaborateurs seront assurés pendant toute la durée de leur voyage. (Décès, invalidité, bagage perdu ou rapatriement médical).

Élimination de la fraude : La facturation étant entièrement centralisée, un reporting précis des dépenses est donc disponible. Il permet de fait  au Travel manager de surveiller la conformité de la politique sur les voyages tout en éliminant la fraude des employés. Les comptes hébergés réduisent l’exposition aux numéros de compte et limitent le risque d’abus de la part des employés.

La flexibilité :  L’UATP offre l’un des systèmes de paiement les plus efficaces et les plus flexibles, y compris un compte sans carte. Car cette technologie est acceptée par un grand nombre de compagnies aériennes (260) et par un grand nombre de compagnies low cost. Les leaders du marché de la location de voitures acceptent aussi les cartes UATP. On peut citer Europcar, Sixt ou encore Hertz. La SNCF via son portail entreprise et un grand nombre d’agences de voyages autorisent aussi ce type de paiement.

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